Modèle : L'espace de travail de livraison client

La clarté est un service

Les clients craignent les portails parce qu’ils les perçoivent comme une contrainte. Ils doivent mémoriser un mot de passe, naviguer dans un répertoire confus et deviner quel fichier est le bon.

Nous pouvons résoudre cela par la structure. Un espace Dossira bien organisé ressemble à une salle de conférence propre, pas à un entrepôt de stockage.

Utilisez ce modèle pour les livrables clients standards : conseils juridiques, rapports de consultance ou audits financiers.

La structure des sections

Ne compliquez pas trop les choses. Utilisez ces quatre sections.

1. Brouillons internes (Optionnel)

Objectif : Fichiers de travail en cours pour votre équipe.
Accès : Membres uniquement.
Règle : Rien de ce qui se trouve ici n’est encore promis au client.

2. Livrables actuels

Objectif : La version active que le client doit lire.
Accès : Membres (Modification) + Invités (Consultation/Téléchargement).
Contenu : Le rapport PDF, la présentation ou le projet de contrat.
Note : Gardez ce dossier léger. Archivez les anciennes versions pour maintenir l’attention sur l’instant présent.

3. Data Room / Preuves

Objectif : Documents de support.
Accès : Invités (Consultation uniquement).
Contenu : Annexes volumineuses, exports de données brutes ou documents sources étayant le livrable principal.

4. Décisions et Approbations

Objectif : L’historique final.
Accès : Lecture seule pour la plupart.
Contenu : PDF signés et versions finales.

La liste de contrôle de l’opérateur

Avant d’inviter le client, effectuez cette vérification de 2 minutes.

1. Vérifiez la règle de la « Version Unique ». Ouvrez la section « Livrables actuels ». N’y a-t-il qu’une seule version du fichier principal ? Si vous avez Rapport_v1.pdf et Rapport_v2_final.pdf, déplacez l’ancienne version vers un dossier d’archive. L’ambiguïté provoque des erreurs.

2. Vérifiez les noms. Les noms de fichiers sont l’interface.

Mauvais : DS_Exp_24_fin_v3.pdf
Bon : Rapport financier T3 - Final - 2024-10.pdf

3. Testez l’expérience Invité. Passez en revue les permissions. L’Invité peut-il téléverser des fichiers (si vous voulez qu’il ajoute des commentaires/modifications) ? Ou est-il en consultation seule ?

Consultation seule : Idéal pour les rapports finaux.
Téléversement autorisé : Essentiel pour la négociation collaborative.

4. Définissez le contexte. Ajoutez une description à l’espace de travail ou à la section supérieure. Une phrase simple suffit : « Cet espace de travail contient les résultats de l’audit du T3. Veuillez consulter le fichier dans ‘Livrables actuels’ d’ici vendredi. »

Gérer l’invitation

Lorsque vous invitez l’Invité, vous envoyez un signal de compétence.

Vous ne lui demandez pas de créer un compte avec un mot de passe de 12 caractères.
Vous lui offrez un lien via clé d’accès (passkey).

Ils cliquent. Ils scannent leur visage ou touchent leur capteur. Ils sont connectés.

Cette entrée sans friction est la raison pour laquelle ils liront réellement le document à l’intérieur du périmètre sécurisé, plutôt que de vous demander de « simplement l’envoyer par e-mail ».

Boucler la boucle

Lorsque la mission se termine, déplacez les fichiers finaux convenus vers Décisions et Approbations. Ensuite, scellez l’espace de travail.

Cela verrouille l’état. Le client peut toujours se connecter pour récupérer sa copie, mais il ne peut pas modifier l’histoire. Vous avez livré le travail et vous en avez préservé la preuve.