Plantilla: El espacio de trabajo para entregas a clientes

La claridad es un servicio

Los clientes temen a los portales porque los sienten como una tarea extra. Tienen que recordar una contraseña, navegar por un directorio confuso y adivinar qué archivo es el correcto.

Podemos solucionar esto con estructura. Un espacio de trabajo de Dossira bien organizado se siente como una sala de juntas limpia, no como un depósito de almacenamiento.

Utilice esta plantilla para entregas estándar a clientes: asesoramiento legal, informes de consultoría o revisiones financieras.

La estructura de secciones

No lo complique demasiado. Utilice estas cuatro secciones.

1. Borradores internos (Opcional)

Propósito: Archivos de trabajo en curso para su equipo.
Acceso: Solo miembros.
Regla: Nada de lo que hay aquí se ha prometido aún al cliente.

2. Entregas actuales

Propósito: La versión activa para que el cliente la lea.
Acceso: Miembros (Editar) + Invitados (Ver/Descargar).
Contenido: El informe en PDF, la presentación de diapositivas o el borrador del contrato.
Nota: Mantenga esta carpeta ligera. Archive las versiones antiguas para mantener el foco en el ahora.

3. Data Room / Evidencia

Propósito: Material de apoyo.
Acceso: Invitados (Solo ver).
Contenido: Anexos extensos, exportaciones de datos brutos o documentos fuente que respaldan la entrega principal.

4. Decisiones y aprobaciones

Propósito: El registro final.
Acceso: Solo lectura para la mayoría.
Contenido: PDFs firmados y versiones finales.

La lista de verificación del operador

Antes de invitar al cliente, realice este control preventivo de 2 minutos.

1. Verifique la regla de “Versión única”. Abra la sección “Entregas actuales”. ¿Hay solo una versión del archivo principal? Si tiene Informe_v1.pdf e Informe_v2_final.pdf, mueva el antiguo a una carpeta de archivo. La ambigüedad causa errores.

2. Verifique los nombres. Los nombres de los archivos son la interfaz.

Mal: DS_Exp_24_fin_v3.pdf
Bien: Informe Financiero T3 - Final - 2024-10.pdf

3. Pruebe la experiencia del Invitado. Revise los permisos. ¿Puede el Invitado cargar archivos (si desea que añada comentarios/ediciones)? ¿O es solo de lectura?

Solo lectura: Ideal para informes finales.
Carga permitida: Esencial para negociaciones colaborativas.

4. Establezca el contexto. Añada una descripción al espacio de trabajo o a la sección superior. Una frase sencilla ayuda: “Este espacio de trabajo contiene los resultados de la auditoría del T3. Por favor, revise el archivo en ‘Entregas actuales’ antes del viernes”.

Gestión de la invitación

Cuando invita al Invitado, está enviando una señal de competencia.

No les está pidiendo que creen una cuenta con una contraseña de 12 caracteres.
Les está ofreciendo un enlace de llave de acceso (passkey).

Hacen clic. Escanean su rostro o tocan su sensor. Están dentro.

Esta entrada sin fricciones es la razón por la que realmente leerán el documento dentro del límite seguro, en lugar de pedirle que “simplemente lo envíe por correo”.

Cerrando el ciclo

Cuando termine el encargo, mueva los archivos finales acordados a Decisiones y aprobaciones. Luego, selle el espacio de trabajo.

Esto bloquea el estado. El cliente todavía puede iniciar sesión para recuperar su copia, pero no puede cambiar la historia. Usted ha entregado el trabajo y ha preservado la prueba.